Ihre Mitarbeiter nutzen mit Sicherheit bereits KI: um E-Mails zu schreiben, Dokumente zusammenzufassen, zu übersetzen oder Tabellenkalkulationen zu analysieren. Oft mit persönlichen Konten und ohne dass es jemand weiß. Dies wird manchmal als Shadow-KI bezeichnet.
Das Verbot von KI funktioniert selten und verschwendet eine große Produktivitätschance (siehe wie viel Zeit KI wirklich spart). Eine klare, praktische KI-Politik ist die bessere Antwort: Sie sagt den Menschen, was sie tun können, mit welchen Werkzeugen und wo die Grenzen liegen.
Warum Sie eine KI-Richtlinie benötigen
- Vertrauliche Daten schützen: Kundendaten, Verträge, Quellcode und Finanzinformationen sollten nicht ohne entsprechende Vereinbarungen in Tools gelangen.
- Rechtliche Konformität: GDPR, Vertraulichkeitsvereinbarungen und branchenspezifische Regeln gelten weiterhin bei der Nutzung von KI. Das EU-KI-Gesetz verlangt außerdem von Organisationen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zu ergreifen, um eine ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter sicherzustellen.
- Qualität und Verantwortung: KI-Ausgaben können falsch sein; jemand muss verantwortlich bleiben
- Transparenz für Mitarbeiter: Die Menschen möchten KI nutzen, sind sich aber unsicher, was erlaubt ist.
Was man einfügen sollte
1. Zweck und Umfang
Auf wen die Richtlinie anwendbar ist (Mitarbeiter, Auftragnehmer) und welche KI-Anwendungen sie abdeckt (Chat-Assistenten, KI-Funktionen in bestehender Software, Programmierwerkzeuge, Bildgeneratoren, Besprechungsassistenten).
2. Genehmigte Werkzeuge
Eine Liste genehmigter Werkzeuge und Konten, zum Beispiel Unternehmensgeschäftskonten mit Datenschutzbedingungen. Erklären Sie, wie Mitarbeiter ein neues Werkzeug anfordern können.
3. Datenklassifizierungsregeln
Der wichtigste Teil. Eine einfache Ampel funktioniert gut:
| Kategorie | Beispiele | KI-Nutzung |
|---|---|---|
| Öffentlich | Website-Inhalte, veröffentlichte Marketingmaßnahmen | Ein genehmigtes Werkzeug |
| Intern | Interne Prozesse, nicht vertrauliche Notizen | Nur genehmigte Geschäftswerzeuge |
| Vertraulich | Kundendaten, Verträge, Finanzen, Quellcode | Nur für vertrauliche Daten genehmigte Werkzeuge |
| Streng vertraulich | Gesundheitsdaten, Passwörter, Zahlungsdaten, Personalakten | Nie, es sei denn, es wurde ausdrücklich genehmigt. |
4. Menschliche Überprüfung und Verantwortung
- AI-Ausgabe ist ein Entwurf, keine endgültige Antwort
- Der Mitarbeiter, der es verwendet, ist für das Ergebnis verantwortlich.
- Fakten, Zahlen, rechtliche Aussagen und Code müssen überprüft werden
5. Transparenz
Wann man Kunden oder Kollegen mitteilen sollte, dass KI verwendet wurde. Zum Beispiel: KI-Chat-Assistenten müssen sagen, dass sie KI sind; KI-generierte Bilder im Marketing benötigen möglicherweise eine Kennzeichnung.
6. Verbotene Verwendungen
Beispiele: automatisierte Entscheidungen über Personen (Einstellung, Entlassung, Kredit) ohne menschliche Überprüfung treffen; irreführende Inhalte erstellen; persönliche Daten anderer Personen ohne rechtliche Grundlage hochladen; Sicherheitskontrollen umgehen.
7. Geistiges Eigentum
Regeln zur Verwendung von urheberrechtlich geschütztem Material als Eingabe und zur Überprüfung von KI-Ausgaben vor der Veröffentlichung.
8. Sicherheit
- Verwenden Sie Unternehmenskonten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Keine API-Schlüssel oder Passwörter in Eingabeaufforderungen
- Seien Sie vorsichtig mit KI-Tools, die Aktionen ausführen können (Surfen, E-Mails senden, auf Dateien zugreifen)
9. Besprechungen und Aufzeichnungen
Zustimmungs- und Aufbewahrungsregeln für KI-Meeting-Assistenten (siehe KI-Meeting-Assistenten).
10. Training
Grundlegendes KI-Training für alle: wie man auffordert, wie man überprüft, welche Risiken bestehen.
11. Berichterstattung und Überprüfung
Wer zu kontaktieren ist bei Fragen oder Vorfällen und wie oft die Richtlinie überprüft wird (mindestens jährlich, KI verändert sich schnell).
Kostenlose Vorlage für eine akzeptable Nutzungsrichtlinie für KI
Passen Sie dies an Ihr Unternehmen an. Lassen Sie es von Ihrem Rechtsberater überprüfen.
[Company name] KI-Nutzungsrichtlinie
1. Zweck. Diese Richtlinie erklärt, wie Mitarbeiter künstliche Intelligenz (KI) Werkzeuge nutzen können, um effizienter zu arbeiten und gleichzeitig unsere Kunden, unsere Daten und unseren Ruf zu schützen.
2. Geltungsbereich. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Auftragnehmer, die KI-Tools für die Arbeit nutzen, einschließlich KI-Chat-Assistenten, KI-Funktionen in vorhandener Software, Programmierassistenten, Besprechungsassistenten und Bildgeneratoren.
3. Genehmigte Werkzeuge. Verwenden Sie nur die in [location of approved tool list] aufgeführten KI-Tools mit Ihrem Unternehmenskonto. Um ein neues Werkzeug anzufordern, kontaktieren Sie [name/team].
4. Datenregeln. Öffentliche Informationen dürfen in jedem genehmigten Tool verwendet werden. Interne Informationen dürfen nur in genehmigten Geschäftstools verwendet werden. Vertrauliche Informationen (Kundendaten, Verträge, Finanzdaten, Quellcode) dürfen nur in für vertrauliche Daten genehmigten Tools verwendet werden. Streng vertrauliche Informationen (Passwörter, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten, Personalakten) dürfen niemals in KI-Tools eingegeben werden, es sei denn, sie sind ausdrücklich von [role] genehmigt.
5. Menschliche Verantwortung. Die KI-Ausgabe ist ein Entwurf. Sie sind verantwortlich dafür, Fakten, Zahlen, rechtliche Aussagen und Code zu überprüfen, bevor Sie ihn verwenden oder teilen.
6. Transparenz. Kunden müssen wissen, wann sie mit einem KI-System interagieren. Folgen Sie [marketing guideline] für KI-generierte Inhalte.
7. Verbotene Verwendungen. Verwenden Sie KI nicht, um Entscheidungen über Personen ohne menschliche Überprüfung zu treffen, um irreführende Inhalte zu erstellen, um personenbezogene Daten ohne rechtliche Grundlage zu verarbeiten oder um Sicherheitskontrollen zu umgehen.
8. Sicherheit. Verwenden Sie Unternehmenskonten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Geben Sie niemals Passwörter, API-Schlüssel oder Zugriffstoken in Eingabeaufforderungen ein.
9. Aufzeichnungen. Nehmen Sie Meetings nur mit dem Wissen aller Teilnehmer auf oder transkribieren Sie sie und in Übereinstimmung mit [recording guideline].
10. Schulung. Alle Mitarbeiter absolvieren die grundlegende KI-Schulung innerhalb [period] nach Beginn.
11. Fragen und Vorfälle. Kontaktieren Sie [name/team] bei Fragen oder sofort, wenn vertrauliche Daten möglicherweise mit einem nicht genehmigten Tool geteilt wurden.
12. Überprüfung. Diese Richtlinie wird mindestens einmal im Jahr überprüft. Zuletzt aktualisiert: [date].
Wie man es ausrollt
- Aktuelle Nutzung des Inventars: Fragen Sie die Teams, welche Tools sie bereits verwenden (anonym, falls erforderlich)
- Wählen Sie genehmigte Werkzeuge, die die Hauptbedürfnisse abdecken, damit die Menschen keine Umgehungslösungen benötigen.
- Veröffentlichen Sie die Richtlinie mit einer kurzen, klaren Erklärung
- Trainieren Sie mit praktischen Beispielen aus Ihrer eigenen Arbeit
- Überprüfung nach einigen Monaten basierend auf Fragen und Vorfällen
Eine Richtlinie, die nur „nein“ sagt, drängt die Nutzung von KI in den Schatten. Eine Richtlinie, die gute Werkzeuge und klare Regeln bietet, bringt sie ans Licht. Siehe auch wie man KI in sein Team einführt.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen kleine Unternehmen eine KI-Politik?
Ja, aber es kann kurz sein. Eine Seite mit genehmigten Werkzeugen, Datenregeln und menschlicher Überprüfung deckt den Großteil des Risikos ab.
Sollten wir öffentliche KI-Tools blockieren?
Das Blockieren ohne ein gutes alternatives Angebot führt normalerweise zu Umgehungslösungen. Das Anbieten genehmigter Geschäftswerzeuge ist effektiver.
Wer sollte die KI-Politik besitzen?
Oft eine Kombination aus Management, IT/Sicherheit und rechtlichen/Datenschutzfragen, mit einem klaren Verantwortlichen.
Brauchen Sie Hilfe bei der KI-Governance?
Ich helfe Unternehmen, KI-Tools auszuwählen, praktische Richtlinien zu erstellen und Teams zu schulen, um KI sicher und produktiv zu nutzen. Sehen Sie sich meinen KI-Integrationsservice an oder fordern Sie eine Beratung an.